Règlements généraux
Étant les règlements généraux de la corporation ayant la dénomination sociale de CLUB DES BEAUX SENTIERS constituée en vertu de la partie 3 de la loi sur les compagnies par la lettre patente émise en date du 13 mars 2000.
Situé à l’adresse civique que déterminent les membres du conseil d’administration
La corporation est reconnue par Québec à Cheval
On entend par membre, toute personne physique, ayant payé sa cotisation de la corporation. La carte familiale comprend : le père, la mère et les enfants de 18 ans et moins résidants à la même adresse civique
Les cotisations annuelles ou autres qui doivent être payées à la corporation par les membres sont déterminées au besoin par le conseil d’administration qui établit aussi les dates d’échéances.
Les membres du conseil d’administration peuvent suspendre ou expulser un membre dont la conduite est jugée préjudiciable au Club ou qui enfreint les règlements de celui-ci. L membre doit être informé 10 jours à l’avance par lettre recommandée de la date, du lieu et de l’heure de l’audition où il lui sera permis de se faire entendre. La décision des membres dirigeants est finale et sans appel. La suspension ou l’expulsion d’un membre ne donne pas droit au remboursement de la cotisation annuelle.
Le conseil d’administration est composé de 7 administrateurs. Ce nombre peut être modifié conformément à l’article 87 de la Loi sur les compagnies.
Tout membre en règle de la corporation peut être élu lors de l’assemblée générale annuelle des membres.
Le mandat des administrateurs est de deux ans, quatre (4) se terminent aux années impaires et trois (3) aux années paires.
Le conseil d’administration gère les affaires de la corporation, exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par la Loi des compagnies de la province du Québec. Il voit à prendre une police d’assurance qui couvre la corporation.
Tout membre dirigeant peut démissionner en adressant un avis écrit au président et/ou au vice-président. Telle démission prend effet à la date de la réception. Tout matériel appartenant au Club doit être remis au siège social lors d’une démission
Les postes devenus vacants sont comblés par le conseil d’administration. Le nouvel administrateur termine le mandat de celui qui le remplace.
Le conseil d’administration choisit, parmi ses membres, les officiers suivants : un/une président(e), un/une vice-président(e), un/une secrétaire, un/une trésorier(ère) et trois (3) directeurs(trices)
Outre les tâches et fonctions qui leur sont dévolues en vertu de la Loi sur les compagnies et du présent règlement, les membres dirigeants du Club exercent les tâches et fonctions suivantes :
Aucun administrateur ne sera rémunéré. Toutefois, le conseil d’administration peut établir un politique de remboursement des frais encourus dans l’exercice du poste d’administrateur
Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire.
Les assemblées sont convoquées par la/le secrétaire soit sur requête du président ou d’un des membres du Conseil.
Le quorum à toute assemblée du conseil d’administration est fixé à quatre (4) membres.
Toutes résolutions sont adoptées à la majorité simple des voix. Le président ne vote qu’en cas d’égalité des voix.
Tous les membres en règle et leurs invités peuvent assister aux assemblées du conseil d’administration. Cependant, seuls les administrateurs ont droit de parole et de vote : cependant, le conseil d’administration peut, suite à une résolution, accorder le droit de parole aux membres et invités pour la durée entière ou une partie de l’assemblée.
Tous les chèques, billets, lettres de change et autres documents pour le compte de la corporation, doivent être signés, tirés ou endossés par le/la président(e), par le/la trésorier(ère) et par toute autre personne désignée à cette fin par le conseil d’administration.
Le conseil d’administration détermine, par résolution, l’institution financière avec laquelle la corporation transige
L’exercice financier débute le 1er octobre d’une année et se termine le 30 septembre de l’année suivante
Les livres comptables et états financiers de la corporation sont vérifiés par le vérificateur désigné, entre l’expiration de l’exercice financier et l’assemblée annuelle des membres.
En tout temps, conduire son attelage avec courtoisie et à une vitesse contrôlée.
Ne rien abandonner dans les sentiers, qui n’est pas biodégradable et en informer les invités lors des activités
Dépasser le traîneau qui précède, seulement après en avoir averti le conducteur; le faire en gardant la gauche et à l’allure du « pas » autant que possible.
Lors des dépassements, les attelages « en double » devraient s’immobiliser afin d’éviter les risques d’accrochage
Toute circulation, dans les entrées privées, doit se faire à l’allure du « pas ».
Utiliser les relais avec savoir-vivre; effacer toute trave de visite laissée par les chevaux.
Considérer les sentiers tels que balisés, comme un environnement à respecter intégralement
En tout temps, la surfaceuse a priorité, il faut lui libérer le passage.
L’assemblée générale annuelle des membres de la corporation est tenue à la date déterminée par le conseil d’administration au moins une fois au cours de chaque année civile.
Cette assemblée est tenue à l’endroit fixé par le bureau de direction
Cette assemblée reçoit tous les rapports inscrits à l’ordre du jour tels que résolus au préalable par le conseil d’administration.
L’assemblée générale annuelle élit les membres du conseil d’administration
Cette assemblée formule toutes les résolutions qui seront considérées par la suite par le conseil d’administration
Le/La secrétaire convoque les membres de la corporation par un avis écrit au moins quinze (15) jours avant la date prévue pour l’assemblée générale
L’avis stipule la date, l’heure et l’endroit de ladite assemblée. Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, l’avis mentionne aussi de façon précise les objets de ladite assemblée.
La présence d’un membre à une assemblé générale sert de défaut d’avis quant à ce membre
Une assemblée générale légale comprend un minimum de 20 membres actifs et en règle qui sont présents suite à une convocation en bonne et due forme.
Seules les personnes physiques, membres actifs et en règle de la corporation ont droit de vote
Le membre actif et en règle n’a droit qu’à un seul vote et ne peut pas voter par procuration
La votation se fait par scrutin ouvert, mais, sur demande d’au moins cinq (5) membres, le président de l’assemblée accorde le droit au vote secret.
L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle des membres comporte les points suivants :
Les assemblées générales spéciales ont lieu aux dates, heures et lieux fixés par le conseil d’administration. Il est loisible au président de la corporation ou au conseil d’administration selon le cas, de convoquer de telles assemblées selon les exigences des circonstances. Le/la secrétaire de la corporation est aussi tenu(e) de convoquer une telle assemblée à la demande écrite et signée par au moins dix pour cent (10%) des membres actifs
Tout amendement aux règlements généraux doit faire l’objet d’un avis de motion fournis par écrit au secrétaire de la corporation au moins sept (7) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres. Cet avis de motion fait partie de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle des membres qui est appelée à voter sur les amendements proposés
Les démarches visant à faire modifier les règlements généraux selon les amendements adoptés débuteront aussitôt que possible après l’assemblée générale annuelle des membres